В статье обсудим:
✔️ Стратегическая сессия — что это такое и зачем нужна?
⭐ Как провести стратегическую сессию?
⚡ Примеры планов и целей проведения.
После прочтения вы сможете составить свой сценарий стратегической сессии.
Что такое стратегическая сессия и зачем она нужна?
Стратегическая сессия — это встреча для мозгового штурма высшего менеджмента и приглашенных экспертов по выработке долгосрочных целей, планов и решения ключевых проблем бизнеса.
Как правило, в ней участвует до 20 человек. В нашем опыте были сессии и до 200 человек, но это скорее исключение из правил, чем регулярная практика.
Длительность такого мероприятия находится в диапазоне от 1 до 3 дней. Обычно встреча проходит в очном формате, несмотря на все достижения видео-конференц связи для достижения максимальной скорости взаимодействия между всеми участниками
Программа стратегической сессии вырабатывается под цели конкретной организации в конкретный момент ее развития, типовые цели могут быть следующими:
- Обновление стратегии в рамках текущей бизнес-модели;
- Запуск новой бизнес-модели, поиск точек роста и инновационных решений;
- Стратегическое планирование: создание целей и определение векторов развития организации на 1−3-5 лет вперед (в последнее время горизонт сокращается в связи с турбулентностью в мире);
- Сплочение и фокусировка топ-менеджмента вокруг критически важных целей или для решения ключевых проблем бизнеса;
- Выработка миссии, принципов или ценностей компании.
Ведет сессию выделенный фасилитатор. Он может быть как сотрудником этой компании, так и приглашенным извне.
5 шагов, как провести стратегическую сессию?
Ниже описание подготовки каждого этапа стратегической сессии:
Шаг 1. Цели стратегической сессии.
Самый главный вопрос на который надо ответить — это «Зачем?».
Первое лицо организации (как правило он (а) является заказчиком подобной сессии) должен ответить на этот вопрос. Цель сессии должна быть сфокусированной, емкой, описанной простыми словами.
Примеры целей:
- «Сплотить топ-команду вокруг угрозы закрытия бизнеса».
- «Найти и сформулировать точки кратного масштабирования новых продуктов».
Если заказчиков у сессии несколько, то каждый должен ответить сначала независимо, а потом необходимо выработать единую цель, перед тем как двигаться дальше.
Дальше надо найти ведущего стратегической сессии, часто его называют фасилитатором.
Этого человека надо погрузить в цели, проблематику и контекст.
Контекст - это второй по важности вопрос, без которого невозможно провести успешную стратегическую сессию.
В контекст обычно включаются:
- Текущая бизнес-модель (сегменты клиентов, ценностное предложение, партнеры, ключевые процессы создания ценности, доходы и расходы);
- Финансовое состояние и динамика развития компании;
- Ключевые конкуренты, рыночные тренды, внешняя обстановка;
- Организационная структура;
- Мнение топ-менеджмента о том, как лучше достигнуть цели сессии и что может этому помешать (умение договариваться, история взаимоотношений внутри команды топ-менеджмента, нерешенные конфликты).
Важное примечание: эта информация фасилитатору нужна НЕ для того, чтобы давать советы по стратегии, а для того, чтобы лучше понимать людей и управлять групповой динамикой. Роль фасилитатора — управлять процессом сессии, а не ее содержанием (тем, что будет создано на ней).
Шаг 2. Интервью ключевых участников
На этом этапе необходимо окончательно определиться с составом участников сессии. Все люди, которые могут внести существенный вклад в достижение целей сессии, должны быть приглашены.
Пример состава:
- Генеральный директор;
- Операционный директор;
- Директор по развитию / директор по стратегии;
- Коммерческий директор;
- Директор по маркетингу;
- Директор по организационному развитию;
- HR-директор;
- Директор по продуктам, владельцы продуктов;
- Руководитель проектного офиса;
- Бизнес-аналитик;
- Эксперты по основным темам сессии.
Если у вас получается список больше 20 человек, то вы можете либо попросить руководителя департамента/функции выбрать ключевых людей для участия, а остальные активно помогут в подготовке, чтобы донести свои мысли через представителей, либо расширить состав, но обязательно учесть это на следующем шаге при разработке плана проведения.
С ключевыми участниками сессии мы рекомендуем провести интервью для определения ожиданий и контекста.
Шаг 3. План проведения стратегической сессии
На данном шаге прорабатывается план сессии и отправляется приглашение участникам.
Приглашение на встречу, по возможности, стоит отправить заранее, хотя бы за месяц, чтобы люди могли заранее подготовиться и при необходимости передвинуть другие рабочие встречи.
В приглашении описываются вопросы для стратегической сессии, над которыми каждый участник должен подумать до встречи.
К примеру, если на встрече подразумевается использование SWOT/TOWS-анализа, то список может быть следующим:
- Как с помощью сильных сторон можно задействовать и максимизировать возможности?
- Как с помощью сильных сторон можно закрыть текущие и будущие угрозы?
- Как использовать возможности, чтобы закрыть слабые стороны?
- Как развить слабые стороны и исключить угрозы?
Предварительно проработав ответы на эти вопросы, участники придут на сессию уже с набросками идей и не будут тратить время на погружение в контекст. Фасилитатору или организатору сессии стоит периодически напоминать и отслеживать процесс подготовки, чтобы каждый участник гарантированно потратил время на ответы на вопросы.
Приведем два примера плана стратегической сессии.
Пример 1. Обновление стратегии работы в рамках текущей бизнес-модели
Пример 2. Принятие сложных решений по ключевым проблемам бизнеса
Больше сценариев вы сможете найти в разделе https://hiddentrends.ru/strategic-session.
Три ключевых момента, которые должны быть учтены в дизайне сессии:
ведущий должен чередовать этапы расширения воронки идей / решений с этапами сужения для создания фокуса команды участников. Это касается всего: целей, метрик, задач, проблем, решений.
Каждый должен быть услышан и должен иметь возможность внести вклад, люди с более громким голосом или бОльшей зарплатой не должны иметь преимущество перед другими участниками :)
У вас должен быть план Б для каждого блока сессии, если план А не сработает.
Шаг 4. Проведение сессии
Поздравляю, бОльшую часть работы вы уже сделали.
На самой сессии ведущий внимательно наблюдает за группой и управляет обсуждением, чтобы:
- обсуждение было конструктивным,
- каждый внес свой вклад,
- сессия закончилась целевым результатом,
- и прошла без задержек.
После прохождения первых 25−50% сессии полезно с ключевым заказчиком сделать ревью дальнейшей программы и перейти на план Б там, где это необходимо.
Шаг 5. Результаты стратегической сессии
На финальном этапе ведущий отправляет заказчику фотографии всех материалов.
А также правилом хорошего тона является созвониться и обсудить обратную связь от заказчика ведущему по подготовке и проведению, а от ведущего по участникам.
Для генерального директора участие его команды в стратегической сессии является лакмусовой бумажкой, показывающей, кто готов двигать бизнес вперед, а кто довольствуется текущим положением дел.
Данная статья открывает серию статей по инструментам и форматам стратегических сессий. Получать новые статьи вы можете, подписавшись на телеграм-канал «Hidden Trends: стратегия — это просто!».